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企業(yè)建設電子招投標的四個(gè)核心問(wèn)題

作者:
安徽新天源建設咨詢(xún)有限公司
最后修訂:
2017-05-10 09:48:08

摘要:

編者按:隨著(zhù)國家制度環(huán)境日趨完善和信息化進(jìn)程不斷加快,我國正在迎來(lái)企業(yè)建設電子招投標交易系統的高潮。企業(yè)建設電子招投標交易系統,繼而推行電子招投標,不可避免地會(huì )遇到各種棘手的問(wèn)題,本文作者結合十余年的電子招投標系統建設和運營(yíng)經(jīng)驗,對電子招投標建設過(guò)程中的四個(gè)核心問(wèn)題做了剖析,提出了對應的解決方案。

信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展正在對各行各業(yè)產(chǎn)生深遠的影響,企業(yè)比以往任何時(shí)候都更加需要主動(dòng)求變,借機重構價(jià)值活動(dòng),提升對外服務(wù)。在招投標領(lǐng)域,國家連續出臺政策鼓勵電子化,并提出在2017年6月30日之前實(shí)現依法必須招標項目交易全過(guò)程的電子化這一明確目標。受此雙重推動(dòng),企業(yè)招標采購的信息化建設迅速升溫,從國務(wù)院直屬企業(yè)到地方國有企業(yè),從自行招標企業(yè)到專(zhuān)業(yè)招標代理機構,再到獨立的第三方平臺運營(yíng)機構,都正在如火如荼地建設電子招投標系統。

然而,雖然系統已經(jīng)建成并投入使用的企業(yè)越來(lái)越多,但總體上成功案例的占比仍然有待提高。以筆者及所在團隊十多年的招投標系統建設和運營(yíng)經(jīng)驗來(lái)看,主要原因是四個(gè)關(guān)鍵節點(diǎn)上沒(méi)有把握好。

一、信息技術(shù)是提升企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力

很多企業(yè)其實(shí)都想推進(jìn)招標投標的信息化,但是各個(gè)部門(mén)反復討論,曠日持久卻無(wú)定論,導致項目遲遲不能立項,或者系統雖已開(kāi)始實(shí)施,但進(jìn)展緩慢,有些甚至無(wú)法實(shí)施下去。歸根到底,這都是企業(yè)的領(lǐng)導者沒(méi)有真正下定決心,沒(méi)有認識到推行電子招投標以及由此發(fā)起管理變革的必要性。

《招標投標法實(shí)施條例》提出,“國家鼓勵通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行電子招標投標”,這為電子招標投標賦予了法律效力。2013年2月4日,《電子招投標辦法》及所附《電子招標投標系統技術(shù)規范》正式頒布,這顯示出國家推動(dòng)招投標信息化的決心,標志著(zhù)國家招投標信息化建設進(jìn)入法制化軌道。此后,各級政府大力推動(dòng)招標投標和政府采購信息公開(kāi),各界普遍認為電子化即意味著(zhù)透明化、規范化,《整合建立統一的公共資源交易平臺工作方案》(國辦發(fā)〔2015〕63號)確立在2017年6月30日之前實(shí)現依法必須招標項目交易全過(guò)程的電子化這一明確目標。在這樣的背景下,推進(jìn)電子招投標這項工作的意義自然無(wú)須贅言。

互聯(lián)網(wǎng)等IT技術(shù)的快速發(fā)展,推動(dòng)招標投標電子化和網(wǎng)絡(luò )化。使用數據電文代替紙張,能突破時(shí)間和空間的限制,從而顯著(zhù)地提高效率和降低交易成本,并促進(jìn)招標機構的業(yè)務(wù)發(fā)展和管理提升。招標投標在本質(zhì)上是一個(gè)信息處理過(guò)程,非常適合使用信息化手段。目前全球經(jīng)濟增長(cháng)的速度放緩,企業(yè)的開(kāi)源難度增大,節流必然成為提升效益的重要手段?!吨袊少彴l(fā)展報告2012》的數據顯示,企業(yè)的采購成本平均占據銷(xiāo)售收入的55%,而招標又是企業(yè)最重要的一種采購方式,因此招標采購對于降本有舉足輕重的作用。例如,某央企在實(shí)行電子招投標之后,一次集中招標時(shí)有投標人超過(guò)600家,但開(kāi)標只用了不到10分鐘,而且全過(guò)程在網(wǎng)上完成,投標人不用到現場(chǎng)來(lái),招標機構不需要使用開(kāi)標場(chǎng)所。

盡管人們對電子招投標能發(fā)展多快,實(shí)際作用有多大,存在不同的判斷,但招標采購電子化已是大勢所趨,這在業(yè)內基本已成共識。在這種背景下,招標代理機構企業(yè)想要生存和發(fā)展,企業(yè)內部的招標部門(mén)想要承擔起自身的職責,必須主動(dòng)擁抱變革。

企業(yè)在建設電子招投標系統過(guò)程中會(huì )碰到各種各樣的問(wèn)題,其中最關(guān)鍵的是企業(yè)各個(gè)層級的成員對信息化這件事情的理解、支持和參與的程度。一些人純粹因為害怕變化,反對變化;一些人習慣了手工操作的方式,不愿改變;一些人擔心系統將取代自己的工作,心生抵觸。當然,有些人擔心權力與利益受到影響,于是明里暗里阻撓或者破壞。凡此種種,不一而足。

然而,無(wú)論是哪一次技術(shù)革新或管理變革,人們都會(huì )是同樣的反應,都需要管理者去設法引導和消除。變革成敗毫無(wú)例外都系于管理者,特別是一把手的態(tài)度和行動(dòng)。特別是在擁護變革與反對變革的新舊力量較勁的緊要關(guān)口,高層管理者的態(tài)度和決心至關(guān)重要。

高層領(lǐng)導必須對技術(shù)革新和管理變革抱有積極的態(tài)度,親自帶動(dòng)公司形成學(xué)習和參與信息化建設的氛圍,統一公司內部認識,建立項目領(lǐng)導小組,安排項目總體計劃,關(guān)注項目實(shí)施進(jìn)展,協(xié)調解決重大問(wèn)題,從公司層面和戰略高度給予電子招投標系統支持和指導。如今發(fā)展趨勢已經(jīng)明朗,這時(shí)更是需要下定決心,排除各種困難和障礙推進(jìn)變革。即使受到預算的限制,也應設法以較小的投入加以嘗試,例如先用信息化手段解決少數幾個(gè)瓶頸環(huán)節,或者選擇投入較小的云計算模式。

二、互聯(lián)網(wǎng)+招標采購是構建企業(yè)采購系統的基石

一些企業(yè)建成了電子招標投標系統,但是在使用過(guò)程中遇到各種困難:一是功能固化,與法律法規或者公司管理制度的要求存在差異,對招標人也無(wú)法提供及時(shí)的信息反饋;二是沒(méi)有利用系統解決日常工作問(wèn)題,比如各種格式文檔,甚至日常需要的報告、報表、統計都沒(méi)有實(shí)現,還需要像以前一樣手工處理;三是系統之間的銜接沒(méi)做好,導致數據無(wú)法有效對接,需要重復操作。

電子招投標系統除了必須具備合法合規性之外,還應該與企業(yè)的業(yè)務(wù)實(shí)際相結合。每個(gè)企業(yè)都有自身的特點(diǎn),特別是在管理上有自己的要求,因此信息化建設必須結合這些特點(diǎn)和要求,立足于解決現實(shí)問(wèn)題,繼而支撐公司長(cháng)遠的發(fā)展。

對專(zhuān)業(yè)的招標代理機構來(lái)講,要滿(mǎn)足從委托業(yè)務(wù)開(kāi)始到合同備案管理的整個(gè)招投標管理流程,要關(guān)注過(guò)程的合法合規性、項目在部門(mén)間的分派、過(guò)程中的質(zhì)量管理和業(yè)主的參與,要把大量的工作交由系統完成。例如,數據的統計分析、決策支持、對投標人的服務(wù)等,應盡可能由系統自動(dòng)完成或者借助系統完成,避免重復錄入等低效率的工作。

一些企業(yè)的電子招投標系統,是真正意義上的“管理系統”,完全是為了滿(mǎn)足管理者對過(guò)程管理、知識積累的要求,業(yè)務(wù)人員不僅要按傳統模式完成全過(guò)程的所有活動(dòng),還必須向系統錄入數據,這相當于操作兩遍。如果業(yè)主或地方政府交易場(chǎng)所也建有系統,每個(gè)系統上都要操作,脾氣再好的業(yè)務(wù)人員,也會(huì )被這些重復操作搞得心煩不已。分階段建設的系統,也有必要統籌規劃,在一開(kāi)始就為不同角色的用戶(hù)提供一些便利功能,幫助他們提高工作效率,以取得他們的切實(shí)支持。

對于集團公司下屬的招標機構,除了在集團層面考慮對接ERP等系統,以及考慮用戶(hù)從統一的平臺登錄,以及監察審計部門(mén)的相關(guān)需要之外,還要把電子招投標系統的建設融入本機構的整體信息化規劃和布局,與企業(yè)原有系統,比如OA系統、CRM系統、財務(wù)系統等對接,形成信息系統集群,協(xié)同完成業(yè)務(wù)流程的管理,并充分考慮現有和未來(lái)可能的接口。只有這樣,才能真正實(shí)現信息互聯(lián)互通,實(shí)現信息的共享和有效利用,進(jìn)而真正起到提高效率和提升管理的作用。例如,某央企下屬的招標公司與銀行合作,創(chuàng )造性地使用虛擬賬戶(hù)管理投標保證金,做到了資金與項目匹配、基本賬戶(hù)查驗、保證金收退和利息計取等環(huán)節的全自動(dòng)處理,賬目的準確率超過(guò)99%,也就是只有不到1%的賬目需要人工干預,這就大大節省了時(shí)間,受到財務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)人員的歡迎。

總之,企業(yè)電子招投標系統要能夠在合法合規的基礎上,解決實(shí)際問(wèn)題,這樣才能得到各方的接受,才有機會(huì )發(fā)揮價(jià)值,否則很容易碰上各種軟硬釘子,最終難以實(shí)施或建成后收效甚微。

三、管理方式是構建電子招投標系統的前提

企業(yè)信息化容易走向兩個(gè)極端。有些企業(yè)認為信息化是個(gè)燒錢(qián)的事情,要大量投資,而且效益不是那么明顯,于是心存顧慮,在岸上猶豫再三,還是遲遲不敢脫鞋下水。有些企業(yè)認為自己懂業(yè)務(wù),信息化不過(guò)是寫(xiě)代碼,很簡(jiǎn)單,自己組建一個(gè)團隊或者隨便找一家軟件公司都能做。

這兩種態(tài)度都是錯誤的,原因都是對信息化缺少了解,對電子招投標的復雜性和專(zhuān)業(yè)化分工沒(méi)有正確的認識。企業(yè)的電子招投標系統建設,應該建立在充分調查研究的基礎上,吸收和借鑒成敗兩方面的經(jīng)驗和教訓,并且結合自身的實(shí)際情況,才能對“怎么做”心中有數。

目前企業(yè)電子招投標系統建設方式總體也分為兩種:一是企業(yè)自行建立系統,即通過(guò)購買(mǎi)硬件和軟件的方式建立系統,并負責系統的運行維護;二是租用第三方平臺,或者說(shuō)通過(guò)購買(mǎi)服務(wù)的方式使用系統,系統運行維護由第三方平臺公司負責。比較而言,前一種方式投資大、周期長(cháng)、風(fēng)險大,但系統是自有自用的,可以量身定制,如果企業(yè)的信息化基礎較好,運行維護能力比較強,那么系統能夠發(fā)揮長(cháng)期價(jià)值。后一種方式投資小、周期短,開(kāi)通即可使用,但是定制化的空間相對較小,用起來(lái)難免多少有一點(diǎn)適應。當然,也還存在一些居于二者之間的其他方式,例如私有云、分期付款、BOT等。

總體來(lái)講,企業(yè)在選擇實(shí)施路徑時(shí)要綜合考慮各方面的因素:資金雄厚、業(yè)務(wù)繁多、IT能力強的大型企業(yè),可以自建電子招投標系統;中小型企業(yè)則建議采用購買(mǎi)服務(wù)的模式,不用投入太多資金和IT人員即可快速實(shí)現電子招投標。

四、專(zhuān)業(yè)化團隊是電子招投標系統建設及管理的重要支撐

企業(yè)在系統選型和建設中往往存在兩方面的問(wèn)題。一是企業(yè)沒(méi)有認真選型,迷信大公司的宣傳,或者在交流過(guò)程中被華麗的演講材料和滿(mǎn)口承諾所打動(dòng),做出了錯誤的決定,結果花費的財力、物力、人力和時(shí)間遠超預期。二是企業(yè)認為信息化系統建設跟花錢(qián)買(mǎi)商品一樣,只要供應商認真做就行,業(yè)務(wù)部門(mén)在需求調研和用戶(hù)測試階段參與太少,等到真正使用時(shí)才提問(wèn)題,這里也不行哪里也不行,最終導致系統使用困難。

那么怎樣才能做到正確選型——究竟要選擇什么樣的電子招投標產(chǎn)品,交給什么樣的公司去做,選擇什么樣的團隊去實(shí)施?

產(chǎn)品的選擇至少要考慮兩個(gè)維度。一是系統的功能范圍。電子招投標系統總體上分為兩類(lèi),即政府交易場(chǎng)所的平臺、企業(yè)自建的平臺。交易場(chǎng)所的平臺通常只關(guān)注交易過(guò)程,有時(shí)包含公共服務(wù)和(或)監督管理職能。企業(yè)自建的平臺通常既包括交易過(guò)程,還會(huì )覆蓋業(yè)務(wù)的執行過(guò)程及其管理,即針對招標活動(dòng)的職能管理。企業(yè)建設電子招投標系統,目的是要為客戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),也就是在合法合規的前提下,按計劃完成招標工作,找到合適的供應商,為客戶(hù)提供專(zhuān)業(yè)的支持和服務(wù)。在這個(gè)過(guò)程中,企業(yè)需要很方便地進(jìn)行業(yè)務(wù)操作和管理,提高執行效率,及時(shí)完成統計和分析數據,更好地做出決策。

二是系統的設計思路。招標投標活動(dòng)看似簡(jiǎn)單,不外乎招標、投標、開(kāi)標、評標、定標幾個(gè)環(huán)節,實(shí)際上每個(gè)環(huán)節都必須遵循嚴格的規定,而且前后環(huán)節之間有著(zhù)緊密的邏輯關(guān)系。這個(gè)特點(diǎn)決定了電子招投標系統的設計最好采用項目管理的思路,而不是像OA系統那樣采用工作流的思路。一些企業(yè)使用的類(lèi)似OA系統,過(guò)程文檔大都采用附件形式保存,未做結構化或格式化(字段化)處理,因此無(wú)論是在工作過(guò)程當中,還是事后去查閱和統計分析,都必須逐個(gè)下載,打開(kāi)之后才能加以利用。這樣的系統對業(yè)務(wù)人員基本沒(méi)有幫助,因此極易受到業(yè)務(wù)部門(mén)的抵制。

接下來(lái),實(shí)施企業(yè)又該怎樣選擇呢?可以從三個(gè)方面考慮:一看原型系統是否專(zhuān)業(yè)和成熟。企業(yè)在做出選擇前,最好能做系統實(shí)測,使用真實(shí)的歷史項目從頭到尾走一遍,以檢驗系統的通暢、穩定和成熟程度,同時(shí)也對系統流程與企業(yè)要求有多大偏差,因而后期有多少定制化開(kāi)發(fā)的工作量,做到心中有數。二看實(shí)施企業(yè)和團隊是否既懂軟件技術(shù),又懂招投標業(yè)務(wù),最好還有法律方面的人才。電子招投標實(shí)質(zhì)上是信息技術(shù)、招投標業(yè)務(wù)和法律知識三者的結合,只有這樣的復合型團隊才聽(tīng)得懂業(yè)務(wù)語(yǔ)言,并將業(yè)務(wù)需求在系統當中實(shí)現,而不是先要花大量時(shí)間對開(kāi)發(fā)人員做招標業(yè)務(wù)培訓。三看成功案例與企業(yè)自身的匹配度。有些供應商企業(yè)拿出的成功案例,其實(shí)可能跟招投標基本不沾邊。企業(yè)在考察時(shí)一定要睜大眼睛,看清楚這些項目的功能范圍、設計思路,時(shí)間允許的話(huà)最好去案例企業(yè)做實(shí)地考察,親自把主要功能操作一遍。

選好供應商之后,怎么開(kāi)展具體的實(shí)施工作?電子招投標系統建設是一項復雜的工程,必須將招標業(yè)務(wù)、軟件系統和法律知識三者很好地結合,還要考慮滿(mǎn)足管理上的需要,因此實(shí)施時(shí)要組建甲乙雙方聯(lián)合團隊,既彼此加強,又互相驗證,共同實(shí)施。甲方應借機全面梳理自己的業(yè)務(wù)流程,盡可能實(shí)現標準化、規范化,對于復雜情況要由決策層拍板確定業(yè)務(wù)處理方案。乙方要對業(yè)務(wù)需求做出評估,根據自己實(shí)施和運營(yíng)電子招投標系統的經(jīng)驗,指出潛在風(fēng)險,主動(dòng)提出合理化建議,將合理的需求轉化為系統實(shí)現,及時(shí)溝通系統進(jìn)展情況,與甲方共同推進(jìn)。只有這樣,才能確保系統建設順利進(jìn)行,確保系統合規并滿(mǎn)足業(yè)務(wù)的需求,從而能夠真正投入使用發(fā)揮效益。

建設電子招投標是時(shí)代發(fā)展的趨勢和必然結果,招標機構要解決好這個(gè)新課題,首先是高層領(lǐng)導應當看清大勢,全力推動(dòng),為變革營(yíng)造良好的氛圍和條件;其次要全面分析公司的業(yè)務(wù)現狀,以解決實(shí)際的業(yè)務(wù)問(wèn)題為導向,讓公司上下都參與到系統建設和使用中來(lái);第三要根據自己的能力和實(shí)力,選擇適合自己的實(shí)施路徑,確保既能抓住機會(huì ),又避免花冤枉錢(qián);最后,要做好系統選型,選擇一家真正專(zhuān)業(yè)的公司,并在實(shí)施過(guò)程當中密切配合。

招標機構只要認真思考并解決好“決心做”、“做什么”、“怎么做”和“找誰(shuí)做”這四個(gè)問(wèn)題,推進(jìn)電子招投標系統建設就有了堅實(shí)的基礎。



來(lái)源:《招標采購管理》2016年第3期 作者:上海匯招信息技術(shù)有限公司,楊舉旗、郝景鵬、徐祎